Inrichten Enterprise Project Management-Office
Dit project vond plaats bij een Nederlands Energiebedrijf. Voor het jaarlijkse projecten portfolio was een budget beschikbaar van € 40,-mio. Vanuit dit budget werden projecten geïnitieerd op het gebied van Klant-, Trading- en Kantoor automatisering.
Taak
De opdracht was om de besturing van de projecten portfolio te verbeteren en het succes-rate van de projecten te verhogen.
Actie
Om dit te bereiken hebben we conform de gehanteerde project management methodiek (Prince II) een Portfolio board ingericht met alle betrokken stakeholders. Het proces werd door een team van twee mensen ondersteund. In een wekelijkse cyclus werden projectvoorstellen en projectcontracten van feedback voorzien op inhoudelijke, financiële en planning technische aspecten en vond besluitvorming plaats.
Resultaat
Het resultaat van deze aanpak is dat er meer betrokkenheid vanuit de totale organisatie tav de IT portfolio is ontstaan, de projecten worden in een eerder stadium van feedback voorzien en hierdoor zijn er meer projecten succesvol afgesloten.
Reflectie
Bij het inrichten van dit portfolioproces is het zeer belangrijk gebleken om op de juiste vertegenwoordigers te vinden binnen de organisatie. Als deelnemers binnen een dergelijk board hebben wij gekozen om verantwoordelijke vanuit Business, Financiën, Security en de verschillende IT-disciplines op besluitvormend niveau in de Portfolio board op te nemen.